Taskinator-Tipps bei TikTok und Instagram: 1 (Nach-Corona-Kontexxt) und 2 (Sammeln) #GTD

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Wie kann ich meine Produktivität messen?

Messen?… ich weiß nicht.

Ich habe (als Freiberufler) ein Spreadsheet, in das ich alle meine einnahmen bzw. erwarteten Einnahmen eintrage.
Aus der Formel
(„Umsatz bisher“*Zahl der Tage im Jahr bisher)*365=Jahresumsatz
errechne ich mir den Jahresumsatz, den ich im Blick habe (und ggf. eine Differenz zum „Soll bis heute“).

Außerdem visualisiere ich die Umsatzlinie als Summe (geht immer motivierend nach oben) und den Vergleich der Projektion zu den Vorjahressummen. (wenn das Jahr so weiter läuft habe ich % von 2019, y% von 2018 etc.).

Etwas Ähnliches habe ich gemacht, als ich ein Büchlein geschrieben habe: eine Ideallinie (incl. min. und max.) wie viel Text ich bis wann haben will incl. 3–4 Wochen Puffer für Krankheit und Korrektur. Inklusive Visualisierung.
Das war sehr motivierend.

Entwickler machen sowas mit ‚Anzahl Zeilen Code‘ oder ‚gefixte Bugs‘ oder ‚abgearbeitete Tickets‘.

Dann gibt es noch etwas Banales:
Schreib alle Aufgaben auf Zettel gleicher Größe (oder passend zur Aufgaben’größe‘). wenn du eine Aufgabe erledigt hast, knülle den zettel ganz klein und wirf ihn in eine große Glasvase.
Am Ende des Tages: Mach ein Foto der Vase und poste es bei Instagram oder Twitter oder nimm es als Bildschirmhintergrund oder …

 

Photo by Carl Heyerdahl on Unsplash





Tipps für den Wochenüberblick bei GTD

Frage:
Der Wochenüberblick fällt mir noch schwer. Welche Tipps gibt es hier?

Antwort:
Ich habe grad einen Podcast zu Reviews gehört. Von da und von mir/uns dazu ein paar Tipps,

a) Eine Teil-Review ist besser als gar keine. Also z.B. „nur Kalender Vergangenheit/Zukunft“, oder „nur Projektliste“ oder „Nur Waiting“ (manchmal schwappt das dann über und man macht auch noch einiges mehr).

b) Eine Gesamt-Review dauert massiv kürzer, wenn man die Inboxen schon im Laufe der Woche immer mal leer macht – z.B. ab 16 Uhr etc.

c) Trifft man bei einer Review auf etwas, das überquillt (und was, wenn man es jetzt verarbeiten und organisieren würde, die Weekly Review zum „Platzen“ bringen könnte), ist es zumindest eine Option, dass man sagt „VERARBEITEN (Überquillendes Irgendwas) -> passende Liste / ggf Kalender binnen 1-3 Tagen“. Dann hat man natürlich nicht 100% den aktuellen Stand, aber der REST ist dann jedenfalls „geputzt“.

d) ein guter Anfang ist eine Review-Checkliste. Ich habe dazu eine Liste, deren Aufgaben
– alle an meinem Reviewtag liegen
– vorn von 1-x nummeriert sind, so dass sie in der Liste in der Richtigen Reihenfolge sind
– einen Wiederholungstermin nach 7 Tagen haben, so das, wenn ich 0 1 2 3 abgearbeitet habe, sie „automagisch“ zum nächsten Reviewtag springen.

e) Ritualisierung ist wichtig. D.h. ich habe eine „Weekly Review“ Playlist bei Youtube mit dem Soundtrack von Twin Peaks und den Brandenburgischen Konzerten von Bach. wenn man sich angewöhnt, das zu Reviews zu hören dann verbindest ich das „Wohlgefühl“ des aufgeräumten Systems mit der Musik ud taucht wieder auf, sobald man mit der Musik sich dem „Chaos“ stellt. I.d.R. empfehlen wir Musik ohne Worte/Lyrics… Wer mit Musik nicht gut kann, kann sich auch mit diversen Web-Generatoren ein ‚White Noise‘-Pattern bauen lassen. Also z.B. Meeresrauschen mit Vogelgezwitscher oder ‚Coffee Shop Noise‘ – das kann auch solche Reaktionen auslösen.

***
Fröhliches Schaffen wünscht

Oliver Gassner, Taskinator

Aktuelle GTD-Seminare:
https://www.taskinator.de/termine/

Verlässliches Sammeln mit Braintoss

Sammeln ist der erste und entscheidende Schritt bei GTD: Wenn ich im ersten Schritt nicht konsequent sammle, dann werde ich kein komplettes Inventar meiner Möglichkeiten haben und auch im fünften Schritt nicht intuitiv die besten Entscheidungen treffen können.

An sich sammle ich ja mit Google Notes/Keep oder Rememberthemilk direkt. Andererseits ist E-Mail dasjenige, wo ich immer hinschaue.

David Allen selbst benutzt Braintoss. In diesem Video erklärt der Macher von Braintoss, wie es funktioniert. Man kann per Voice, Notiz oder Foto sich etwas sehr einfach in eine vordefinierte Mailinbox senden:

Ich hab BT jetzt auch mal auf Seite 1 meines Handys. Benutzt Ihr es? Etwas ähnliches? Was ist euer Sammeltrick?


Eilig versus wichtig: Die Prio-Falle

In einer ganz spannende Studie wurde ermittelt, dass Deadlines uns zu unsinnigen Priorisierungsentscheidungen verführen.

Sagen wir, eine wichtige Aufgabe dauert eine Stunde und ist übermorgen fällig und eine unwichtige Aufgabe dauert eine halbe Stunde und ist morgen Nachmittag fällig – dann tun wir die unwichtige Aufgabe mit der nahenden Deadline zuerst. Obwohl wir für beide genug Zeit hätten.

„Ja, aber ich habe Deadlines“, höre ich in GTD-Vorträgen häufig „was sagt GTD zu denen?“

„An sich wenig“, sage ich dann immer.

Natürlich kann und soll man in seiner GTD-Aufgabe notieren, wann sie erledigt sein muss, so sie wirklich eine Deadline hat. Man kann dazu ergänzend auch seinen Kalender verwenden. Von den allseits beliebten künstlichen Deadlines hält GTD aber wenig. Denn wir wollen ja in unsere System die echte Welt abbilden und nicht eine fiktive.

Die obige Studie zeigt ganz gut, warum wir da ganz gut liegen.

Und was tut man nun?

In der Regel wird folgendes geschehen:
In meiner GTD-Kontextliste sehe ich eine Reihe Aufgaben, die ich hier und jetzt tun kann und will (oder soll ;)).

Sagen wir (so stünde das bei mir):

WRITE Aktualisierung Slides Vortrag zu Weblogs 15.7.18
SURF Recherche Seminar zu XING September 2018
MINDMAPPEN Ideen Content für Taskinator-Blog Q3/18

Und selbst wenn diese Liste nun deutlich länger wäre, dann könnte ich recht einfach sehen, wann etwas fällig ist und entscheiden, ob ich daran arbeiten will/muss. Ich hätte also nicht nur in diesem Moment meine Deadlines im Blick sondern eben auch bei jeder Wochenübersicht.

Arbeitet man mit alphabetisch sortierten digitalen Listen, wäre auch denkbar man schreibt:

WRITE 180715 Aktualisierung Slides Vortrag zu Weblogs 15.7.18
SURF 180900 Recherche Seminar zu XING September 2018
MINDMAPPEN 181000 Ideen Content für Taskinator-Blog Q3/18

Hätte ich nun für manche Tätigkeiten mehrere Aufgaben (mehrere Deadlines bei WRITE), würde ich die Nahenden früher sehen, ich hätte aber auch immer den Überblick über alles und könnte immer entscheiden, was für meine momentane Energie und aktuell zur Verfügung stehende Zeit die beste Aufgabe ist.

Die Deadline ganz nach vorn zu schreiben würde ich nicht empfehlen (bzw maximal in der Form JJMM), denn sonst werden gleichartige Aufgaben auseinandergerissen und wir torpedieren unseren Flow.

Ähnlich würde ich bei der mindestens wöchentlichen Kalendervorschau sehen, was an Termine und Deadlines in den nächsten Wochen auf mich zukommt.

Wenn ich aber „zur Sicherheit“ Fake-Deadlines setze, dann werde ich – so sagt es die oben verlinkte Studie – mit hoher Wahrscheinlichkeit auch verzerrte Prioritätsentscheidungen treffen.


GTD-Anekdote: Der Einbruch ins Büro

Beim Collegedozenten klingete abends das Telefon.
Anruf vom Sicherheitsdienst seines Colleges.
„In Ihr Büro am College ist eingebrochen worden und alles wurde durchwühlt. Es ist das reine Chaos.“
Er eilte hin.
Sein Büro sah aus wie immer.
***
Er ist inzwischen zertifizierter GTD-Coach und forscht darüber, inwiefern GTD den neuen Erkenntnissen zu Gehirnfunkationen (Daniel Kahneman et al) entspricht.