Verlässliches Sammeln mit Braintoss

Sammeln ist der erste und entscheidende Schritt bei GTD: Wenn ich im ersten Schritt nicht konsequent sammle, dann werde ich kein komplettes Inventar meiner Möglichkeiten haben und auch im fünften Schritt nicht intuitiv die besten Entscheidungen treffen können.

An sich sammle ich ja mit Google Notes/Keep oder Rememberthemilk direkt. Andererseits ist E-Mail dasjenige, wo ich immer hinschaue.

David Allen selbst benutzt Braintoss. In diesem Video erklärt der Macher von Braintoss, wie es funktioniert. Man kann per Voice, Notiz oder Foto sich etwas sehr einfach in eine vordefinierte Mailinbox senden:

Ich hab BT jetzt auch mal auf Seite 1 meines Handys. Benutzt Ihr es? Etwas ähnliches? Was ist euer Sammeltrick?


Eilig versus wichtig: Die Prio-Falle

In einer ganz spannende Studie wurde ermittelt, dass Deadlines uns zu unsinnigen Priorisierungsentscheidungen verführen.

Sagen wir, eine wichtige Aufgabe dauert eine Stunde und ist übermorgen fällig und eine unwichtige Aufgabe dauert eine halbe Stunde und ist morgen Nachmittag fällig – dann tun wir die unwichtige Aufgabe mit der nahenden Deadline zuerst. Obwohl wir für beide genug Zeit hätten.

„Ja, aber ich habe Deadlines“, höre ich in GTD-Vorträgen häufig „was sagt GTD zu denen?“

„An sich wenig“, sage ich dann immer.

Natürlich kann und soll man in seiner GTD-Aufgabe notieren, wann sie erledigt sein muss, so sie wirklich eine Deadline hat. Man kann dazu ergänzend auch seinen Kalender verwenden. Von den allseits beliebten künstlichen Deadlines hält GTD aber wenig. Denn wir wollen ja in unsere System die echte Welt abbilden und nicht eine fiktive.

Die obige Studie zeigt ganz gut, warum wir da ganz gut liegen.

Und was tut man nun?

In der Regel wird folgendes geschehen:
In meiner GTD-Kontextliste sehe ich eine Reihe Aufgaben, die ich hier und jetzt tun kann und will (oder soll ;)).

Sagen wir (so stünde das bei mir):

WRITE Aktualisierung Slides Vortrag zu Weblogs 15.7.18
SURF Recherche Seminar zu XING September 2018
MINDMAPPEN Ideen Content für Taskinator-Blog Q3/18

Und selbst wenn diese Liste nun deutlich länger wäre, dann könnte ich recht einfach sehen, wann etwas fällig ist und entscheiden, ob ich daran arbeiten will/muss. Ich hätte also nicht nur in diesem Moment meine Deadlines im Blick sondern eben auch bei jeder Wochenübersicht.

Arbeitet man mit alphabetisch sortierten digitalen Listen, wäre auch denkbar man schreibt:

WRITE 180715 Aktualisierung Slides Vortrag zu Weblogs 15.7.18
SURF 180900 Recherche Seminar zu XING September 2018
MINDMAPPEN 181000 Ideen Content für Taskinator-Blog Q3/18

Hätte ich nun für manche Tätigkeiten mehrere Aufgaben (mehrere Deadlines bei WRITE), würde ich die Nahenden früher sehen, ich hätte aber auch immer den Überblick über alles und könnte immer entscheiden, was für meine momentane Energie und aktuell zur Verfügung stehende Zeit die beste Aufgabe ist.

Die Deadline ganz nach vorn zu schreiben würde ich nicht empfehlen (bzw maximal in der Form JJMM), denn sonst werden gleichartige Aufgaben auseinandergerissen und wir torpedieren unseren Flow.

Ähnlich würde ich bei der mindestens wöchentlichen Kalendervorschau sehen, was an Termine und Deadlines in den nächsten Wochen auf mich zukommt.

Wenn ich aber „zur Sicherheit“ Fake-Deadlines setze, dann werde ich – so sagt es die oben verlinkte Studie – mit hoher Wahrscheinlichkeit auch verzerrte Prioritätsentscheidungen treffen.


GTD-Anekdote: Der Einbruch ins Büro

Beim Collegedozenten klingete abends das Telefon.
Anruf vom Sicherheitsdienst seines Colleges.
„In Ihr Büro am College ist eingebrochen worden und alles wurde durchwühlt. Es ist das reine Chaos.“
Er eilte hin.
Sein Büro sah aus wie immer.
***
Er ist inzwischen zertifizierter GTD-Coach und forscht darüber, inwiefern GTD den neuen Erkenntnissen zu Gehirnfunkationen (Daniel Kahneman et al) entspricht.



Eine „Getting Things Done“(R)-Anekdote: Das gelöschte Mailpostfach

Einige Tage nach einem zweitägigen GTD-Seminar -bei dem die Teilnehmenden (u.a.) ihre Mail-Inboxen auf ‚Null‘ bringen und in Aufgabenform in ihr nagelneues GTD-System (z.B. in Outlook einarbeiten) – erhält der Trainer eine E-Mail:

Lieber Ed,

danke für das gute Seminar letzte Woche in X*****!

Zum Lächeln für Dich:

Heute morgen kam ich ins Büro und meine Sekretärin war sehr stolz, dass sie bereits die IT beauftragt hatte, meinen Posteingang von letzter Woche wiederherzustellen.

Sie dachte, die Ursache des leeren Posteinganges konnte nur ein IT-Fehler sein…

Viele Grüße

K******

Name und Firma sind der Redaktion bekannt. Personen- und Ortsnamen wurden ausreichend verfremdet (es waren also nicht Xanten und Kurt) 😉


Vor 10 Jahren: Tracks 4 GTD

Vor 10 Jahren verbloggt, immer noch verfügbar: „Tracks“
http://www.getontracks.org.

Eine auf dem eigenen Sever frei installierbare Open-Source Software, dei kaum wneiger tut als nahezu alle aktuellen Apps dieser Art. OK, sie könnte nicht mobiltauglich sein und eventuell ist die Codebase auch nicht mehr besonders sicher.
Tracks dürfte eine der ersten Softwareversuche dieser Art gewesen sein.



GTD und Evernote: Umsetzungsvarianten (v.a. Videos)

GTD kann man grundsätzlich mit nahezu allen ‚Listentools‘ umsetzen, die es so gibt, von Papier über Apps und Webservices wie Evernote, OneNote u.a.

Gestern baten mich zwei Kunden um Anleitungen dazu.

  1. Es gibt eine offizielle Anleitung von der David Allen Company zu Evernote, sie kostet 10 Dollar. Oder etwa 7 GB-Pfund. Als Hinweis soviel: Sie nutzt einen ‚Stapel‘ von Kontexlisten-Notizbüchern für Next Actions und je ein Notizbuch für Kategorien wie Someday, Waiting, Projekte. Da man 250 Notizbücher hat, sollte das hinhauen ,)
  2. Dieser (unter evenrnotisten wohl recht beliebte) Ansatz hier beruht auf Tagging und ‚Smart Searches‘, er funktioniert nur, wenn man verlässlich taggt.  aber es gibt wahrscheinlich eine Möglichkeit in Evernote Searches aufzusetzen, die ‚ungenügend getaggte Einträge‘ aufzeigen. (Ich habe so eine Suche in meinem RememberTheMilk). Er nutzt auch eine Zeitabschätzung, die man meiner Ansicht nach nicht zwingend braucht.Ein paar Dinge (Most Important Tasks etc.) sind nicht so ganz ‚by the book‘, aber mögliche individuelle Anpassungen.
  3. „The Secret Weapon“ /TSW)ist eine bekannte Anpassung von Evernote für GTD – hat aber keine Webseite mehr? Dies hier scheint aber einen Youtube-Playliste zu sein, die das System darstellt.  Sie ist eher wortreich – bietet aber nochmals eine Einführung in GTD. Generell sind wir bei GTD skeptisch, das Tagging immer verlässlich funktioniert, sobald da was ’schief‘ ist, sieht man ggf. etwas nie wieder… Dei Playliste enthält aber auch Überblicksvideos, die nicht in die Sequenz zu gehören scheinen, wie das hier, das einen üblichen Tagesablauf schildert. Die eigentliche Anleitung (incl Installation von Evernote) fängt wohl erst hier an). Ich hab noch nicht alles geschaut, aber einen der Basisregeln von GTD scheint mir verletzt, nämlich die Idee, dass Kontexte und Kategorien klare Grenzen haben. wenn etwas ‚da oder da‘ sein kann, dann… ist es nicht an der richtigen Stelle. (Also z.B. in ‚Laufende Projekte‘ UND in ‚Vertrieb‘.)
  4. Hier beschreibt jemand eher kurz das TSW-Setup
  5. Anpassung des TSW-Systems für die individuellen Bedürfnisse dieses Video-Machers.
  6. Video-Beschreibung, wie jemand die 5 GTD-Schritte mit Evernote umsetzt.
  7. Dies ist ein eher allgemeines Video zu GTD + TSW
  8. Und noch eine allgemeine Anleitung von jemand, der sich mit Evernote und Todoist beschäftigt. Ziemlich wortreich und ich verstehe nicht ganz, was das mit GTD zu tun haben sollte.
  9. Keine GTD-Anleitung aber eine Variante wie jemand Evernote benutzt.
  10. … gerne Kommentare unter den Blogeintrag, was noch zu ergänzen wäre.

Ich denke das Wesentliche ist, dass man GTD auf Evernote so anpasst, dass man es gut zum sammeln (falls man direkt hier sammeln will) benutzen kann und sicher stellt, dass z.B. das wechseln von Tasks zwischen Kontexten und v.a. Kategorien elegant und fehlerarm läuft und dass man sicher sein kann, dass alles auch richtig und ausreichend vollständig getagged ist.

Ein ganz banaler Erfolgsfaktor für GTD auf jeder beliebigen Plattform ist, dass man gerne mit dem betreffenden Werkzeug arbeitet.

Bildquelle: Unsplash