GTD-Fallstudie: AirPlus International

Der britische Lizenznehmer von GTD it dem wir bei Next Action Partners, Berlin, eng zusammenarbeiten, hab bei einem seiner Kunden eine umfassende Studie durchgeführt und ermittelt, inwiefern GTD

  • die Produktivität erhöht
  • Stress reduziert
  • mehr Zeit für Freizeit, Familie und Partner entsteht

Und nun, die Zahlen:

Fazit:
72% der Mitarbeiter berichten, dass sie 15%+ produktiver sind (d.h. grob einen 3/4+ Tag / Woche gewinnen bzw über 3 Tage im Monat)

71% der MA berichten, dass sie weniger gestresst sind

67% können besser abschalten nach der Arbeit und

38% haben mehr Zeit für Partner und Familie



GTD für Entwickler und „Hacker“

GTD hat sich ja vor allem in der Wissensarbeit und in der Digitalszene durchgesetzt und verbreitet. Weil da naturgemäß noch mehr Mail ankommt als anderswo und sich Projekte noch scheller bewegen (müssen). Tipps wie:
– mach jeden Tag 5 wichtige Sachen
– lies 2* am Tag Mail
ernten in dieser Szene nur lauten Gelächter oder mitleidige Blicke.
Da ist das agile GTD deutlich besser geeignet.

Entsprechende Tipps für dieses Klientel sammelt (die innoffizielle Page…):

Quelle: gtdfh

Die Infos gibt es auch als kostenlose PDFs oder eBooks.





Ziele im Google Kalender

Aktuell hat der Google Kalender noch zwei Erinnerungsarten: Termine und Tasks (die leider weder mit den Tasks in Gmail noch mit den Checklisten in Google Notizen (Keep) zusammenarbeiten).
Jetzt kommt eine dritte hinzu: Ziele, oer ggf. besser „zeitbedürftige Gewohnheiten“, wie: eine Sprache zu lernen oder Yogaübungen zu machen. Google plant sie in den Tag ein und findet eine neue Zeit, wenn man sie verschieben muss. man kann festlegen, wie oft und wie lange eine solche ‚Zietbasierte Gewohnheit dauert‘.

Testen konnte ich das Feature noch nicht. aber diesee Video gibt einen Eindruck.


Wie werde ich produktiver?

Frage:
Wie lassen sich Produktivität und Perfektionismus am Besten vereinen, wenn man bereits realisiert hat, dass man für die Aufgaben des Alltags, trotz Bewusstsein über die sinnvolle 80/20 Regel, jeweils viel zu lange braucht und somit das Gefühl bekommt nicht ausreichend produktiv zu sein…?

Antwort:
Spannende Frage.

Sehr gut erkannt haben Sie, dass Produktivität ein GEFÜHL ist und keine objektive Tatsache.

Das Gefühl der Unproduktivität kommt meiner Ansicht nach aus mehreren Quellen

1) Es besteht eine ungünstige Balance zwischen den „drei Arten der Arbeit“ (GTD)

a) ungeplante Arbeit (Störungen, Mail-Ping, Anruf…)
b) geplante Arbeit („Next Actions“ von der passenden Kontextliste)
c) Arbeit planen (Sammeln in Inboxen, Verarbeiten/Klären „was ist der nächste Schritt, was ist das erwünschte Ergebnis“ und Organisieren (Müll, Delegieren, Kontextlisten z.B. „Büro“, „Besorgen“, „Besprechung mit X“

Was tun? Abschätzen, was IST und SOLL (in %) dieser Tätigkeiten sind und Maßnahmen ergreifen (z.B. „Störungen am Schreibtisch bitte nur zwischen voller Stunde und 15 nach“, „Bitte Mail oder Chat, keine Anrufe von Intern“, 3-21-0 (drei mal am Tag in 21 Minuten (Küchenwecker) die Mail Inbox auf „0“ KLÄREN (nicht erledigen)) etc.

2) Es wird nicht sichtbar, was man alles getan hat.

Ich habe mal zwei Tage lang folgendes getan: Ich habe ALLES was ich jeweils getan habe auf eine lange Liste geschrieben, jede beantwortete Mail, jede „erledigte“ Störung, jede geplante Aufgabe.

Es wird dann leicht sichtbar, dass man 20, 30, 40, 100 Dinge am Tag „erledigt“. Das heißt, man ist „tätig“, produktiv wäre man nun, wenn die dinge, die man tut, vor allem aus den Dingen b) und c) in Punkt 1 bestünden. D.h. wenn sie definierte „Erwünschte Ergebnisse“ (GTD) unterstützen.

Mein Hauptgrund dafür, GTD umzusetzen ist, dass sich genau das ‚Voranschubsen vieler Projekte an einem Tag‘ super anfühlt, nämlich produktiv.

Eine Variante der 2-Tages-Liste ist übrigens auch, dass man jede erledigte Aufgabe auf gleich große Zettelchen schreibt und die geknüllt in eine große Vase wirft. Diese Vase fotografiert man jeweils am Tagesanfang und Ende und führt sich den Fortschritt jeweils vor Augen. Man kann die Vasenfotos z.B. auch auf Instagram oder Twitter posten um ggf. externes Lob einzuheimsen 😉

3) Man fühlt sich unproduktiv, weil „Erwünschte Ergebnisse“, Verantwortungsbereiche, Ziele und Prioritäten unklar sind. Und das ist so, weil man sie nicht erfasst hat.

GTD schlägt vor, für alle größeren Vorhaben ein erwünschtes Ergebnis zu definieren und in einer separaten Liste zu führen. So sieht man, ob man eventuell einfach mit zu vielen solcher Ergebnisse konfrontiert ist und kann ggf. Projekte beiseitelegen, die irrelevant sind.
Ebenso soll man sich seine Verantwortungsbereiche (ca. 5 private (Vater, Ehemann, Vereinsvorsitzender), ca 7 geschäftliche (Akquise, Speaker, …)) auflisten und vor Augen führen. Das selbe mit längerfristigen Zielen (alles, was länger als 1 Jahr zu erreichen dauert) oder langfristigen Visionen (3-5 Jahre).

Mit diesen Infos fällt es einem leichter, beim Blick auf eine Kontextliste (z.B. „Büro“) intuitiv die Aufgabe herauszupicken, deren Erledigung einem das beste Gefühl verschafft. (Sie erinnern sich: Produktivität ist ein Gefühl.)

Falls Sie noch kein GTD-System aufgesetzt haben, könnten sie ja diese Mini-Version ausprobieren:

http://www.taskinator.de/2015/05/nano-gtd/



Ich bin überlastet – was tun? (Die Antwort ;) )

Frage:
Ich bewerbe mich gerade auf einen neuen Job, weil der alte mich komplett auslastet.
Ich hab kaum Zeit zu Schlafen nachts und mache immer zwischendurch ein Nickerchen, wenn es gerade geht. Freizeit habe ich keine, ich bewege mich fast nicht.
Zwischen Urlauben vergehen sechs Monate, dabei hätte ich Überstunden für ein ganzes Jahr.
Ein Termin jagt den nächsten, ich weiß nicht, wo mir der Kopf steht.
was kann ich tun, bis ich aus diesem Job rauskomme?

Antwort:
– Mit dem Chef/Abteilungsleiter drüber reden (die haben nix davon, wenn du ausbrennst)
– Vor allem einigermaßen oft (eher 4+ von 7 Tagen) ca 7h Schlaf ist essentiell, sonst… ohoh.
– Meetings/Termine reduzieren oder vereinfachen (Telefonieren/skypen statt treffen, Telefontermine)
– drei Dinge ausbalancieren : Arbeit am Geplanten (Termine, Aufgaben), arbeit am aktuell anfallenden (latest and loudest, Unterbrechungen, Mail-Ping, Telefon klingelt), Arbeit an der PLANUNG (wenn das zu kurz kommt, kannst du nicht priorisieren
– Mal meine Nano-GTD-Version ausprobieren und mehr GTD umsetzen, wenn das gut funktioniert http://www.taskinator.de/2015/05/nano-gtd/