Getting Things Done für die Westentasche

 

Das Folgende passt ausgedruckt (unterhalb der *** und je nach Layout) locker auf eine A4-Seite. Es ist für GTD-Nutzer, die das Buch gelesen oder das Seminar absolviert haben gedacht als „Spickzettel“ für die Frage:

  • Wozu mach ich das?
  • Hab ich alles im Blick?
  • Was kommt dabei raus?

***

Erzeuge ein vollständiges und verlässliches System, das dir in jeder Situation hilft verlässliche Entscheidungen darüber zu treffen, was als nächstes zu tun ist.

 

Sammeln ( Collect)

Sammle vollständig und an so wenig stellen wie möglich. Leere diese Stellen (Inboxen, Eingangskörbe) regelmäßig.

 

Verarbeiten (Clarify, Klären)

Triff von vorne herein Entscheidungen, was das Gesammelte bedeutet. Ist etwas zu tun? Wann will ich dies wieder sehen/entscheiden? Kann ich bes in 2 Minuten tun? warte ich, dass jemand anders es tut? was ist der nächste Schritt und das erwünschte Ergebnis? was sieht jemand mich (wo?) tun, wenn ich als nächstes daran arbeite?

 

Organisieren (Organise)

Wann möchte ich wie an einen Termin (Kalender), nächsten Schritt (Next Actions), eine zu treffende Entscheidung (Wiedervorlage) oder eine Rückfrage (Waiting) erinnert werden? Wo hat das seinen Platz? Welche Listen brauche ich mindestens, damit sich Dinge nicht vermischen? (Im Seminar meine Geschichte von Tüte an der Tür und dem “verirrten Brief”.)

 

Durchsehen (Reflect)

Ich ‘putze’ und ‘füttere’ mein System regelmäßig, werde  mir klar, werde up to date und kreativ.

 

Erledigen (Engage)

Mir ist bewusst, dass jede Aufgabe auf vielen Horizonten betrachtbar ist (Aufgabe, Projekt, Verantwortungsbereich, Ziele, Vision, Regeln/Prinzipien/Sinn). Ich halte Arbeit planen, geplante und ungeplante Arbeit in der zu meinem Job passenden Balance und bin mir bewusst, dass was ich tun kann von Kontext (Ort, Person, Werkzeug), Zeit und Energie abhängig ist. Meine Kontextliste ermöglicht mir, fokussiert eine optimale Entscheidung zu treffen, was ich hier und jetzt am besten tun kann.

 

Mein produktives Erlebnis ist positiv und gibt mir Energie, die “Disziplin” überflüssig macht. Jetzt kann ich auch unabgelenkt entspannen.



Wie kann man seine Produktivität steigern?

Das ist natürlich schwer zu sagen, wenn man nicht weiß, was schon getan wird
Ich bin Anhänger (Und Trainer) der methode ‚Getting Things Done. also: das Buch lesen und umsetzen oder ein Seminar besuchen.
Jenseits von Methodiken:
– genug schlafen
– genug trinken
– Mittags nicht zu schwer essen (ggf low carb)
– Fitness








Warten vs. Wiedervorlage

In einem Gespräch unter GTD-Nutzern ist uns aufgefallen, dass das, was bei vielen bisher „Wiedervorlage“ heißt, in GTD nicht nur zwei verschiedene Namen hat, sondern auch zwei GANZ verschiedene Dinge beschreibt.
a) „Warten auf“
Ich habe jemand etwas gesendet/gesagt und warte nun auf Antwort/das Ergebnis.
Diese Dinge stehen auf der Warten-Auf-Liste bzw liegen im ‚Warten‘-Ordner der Mail.
Ich sehe sie (mindestens) einmal wöchentlich durch und entscheide, bei welchem der Punkte ich AUFHÖRE zu warten und nachfrage.
D.h. es handelt sich um eine Kategorien-Liste mit „Aktionen auf Abruf“, d.h. ich bin SICHER, dass ich hiermit noch etwas tun will (entweder: das Ergebnis entgegennehmen ODER erinnern)
Und nochmals: Diese Liste schaue ich einmal wöchentlich (oder häufiger) durch.
b) „Wiedervorlage“ (Nachricht an mich selbst in den 43 Ordnern (12+31) oder über einen Terminaufgabe/einen Termin)
Ich habe ein ‚Zeug‘ so klassifiziert, dass ich sage:
Ich will aktuell nichts tun, aber
ich lege einen Zeitpunkt fest, an dem ich das ‚Zeug‘ neu in der Inbox habe und erneut entscheide (KLären)
– will ich etwas tun oder nicht & was?
D.h. es ist zunächst KEINE Aktion damit verbunden, sondern ich will es nur wieder sehen und überlegen: erfordert es einen Aktion.
Ich bin also NICHT SICHER, ob sich dieses ‚Zeug‘ noch in eine Aktion verwandelt oder nicht.
Aus dem Autohauskontext:
a) wäre: ich habe ein Angebot gesendet und warte, ob der Kunden zusagt, absagt oder Fragen hat. meldet er sich gar nicht, hake ich IMMER nach.
b) wäre: Ich habe einen Verkauf getätigt oder hatte einen Austausch mit dem Kunden- es ist alles FERTIG (keine Aktion nötig), ich will aber diesen Austausch noch einmal durchsehen, um zu überprüfen ob ich
– z.B. den Kunden frage, ob er mit dem Auto zufrieden ist oder ob er zu dem Thema noch Fragen hat
Ich könnte z.B. einen Kunden alle 3 oder 6 Monate in dieser Wiedervorlage ‚aufpoppen‘ lassen, um zu überlegen, welches neue oder anknüpfende Gespräch ich jetzt mit ihm beginnen könnte. In der Zwischenzeit aber habe ich Keine Aktion hierzu und muss diese „Liste“ auch NICHT durchsehen.
Es kann hier aber sein, dass dieser ‚Auslöser‘ NIE zu einer Aufgabe wird. (Irgendwann verwandelt er sich also in Müll oder Referenzmaterial – wahrscheinlich.)
WARTEN und WIEDERVORLAGE sind also sehr verschieden und erfordern eine komplett verschiedene Behandlung. deswegen sollte man sie NICHT vermischen. Ich habe das selbst auch eine Weile nicht beachtet und kann, seitdem ich das trenne, deutlich fokussierter mit diesen beiden Kategorien arbeiten.