Warten vs. Wiedervorlage

In einem Gespräch unter GTD-Nutzern ist uns aufgefallen, dass das, was bei vielen bisher „Wiedervorlage“ heißt, in GTD nicht nur zwei verschiedene Namen hat, sondern auch zwei GANZ verschiedene Dinge beschreibt.
a) „Warten auf“
Ich habe jemand etwas gesendet/gesagt und warte nun auf Antwort/das Ergebnis.
Diese Dinge stehen auf der Warten-Auf-Liste bzw liegen im ‚Warten‘-Ordner der Mail.
Ich sehe sie (mindestens) einmal wöchentlich durch und entscheide, bei welchem der Punkte ich AUFHÖRE zu warten und nachfrage.
D.h. es handelt sich um eine Kategorien-Liste mit „Aktionen auf Abruf“, d.h. ich bin SICHER, dass ich hiermit noch etwas tun will (entweder: das Ergebnis entgegennehmen ODER erinnern)
Und nochmals: Diese Liste schaue ich einmal wöchentlich (oder häufiger) durch.
b) „Wiedervorlage“ (Nachricht an mich selbst in den 43 Ordnern (12+31) oder über einen Terminaufgabe/einen Termin)
Ich habe ein ‚Zeug‘ so klassifiziert, dass ich sage:
Ich will aktuell nichts tun, aber
ich lege einen Zeitpunkt fest, an dem ich das ‚Zeug‘ neu in der Inbox habe und erneut entscheide (KLären)
– will ich etwas tun oder nicht & was?
D.h. es ist zunächst KEINE Aktion damit verbunden, sondern ich will es nur wieder sehen und überlegen: erfordert es einen Aktion.
Ich bin also NICHT SICHER, ob sich dieses ‚Zeug‘ noch in eine Aktion verwandelt oder nicht.
Aus dem Autohauskontext:
a) wäre: ich habe ein Angebot gesendet und warte, ob der Kunden zusagt, absagt oder Fragen hat. meldet er sich gar nicht, hake ich IMMER nach.
b) wäre: Ich habe einen Verkauf getätigt oder hatte einen Austausch mit dem Kunden- es ist alles FERTIG (keine Aktion nötig), ich will aber diesen Austausch noch einmal durchsehen, um zu überprüfen ob ich
– z.B. den Kunden frage, ob er mit dem Auto zufrieden ist oder ob er zu dem Thema noch Fragen hat
Ich könnte z.B. einen Kunden alle 3 oder 6 Monate in dieser Wiedervorlage ‚aufpoppen‘ lassen, um zu überlegen, welches neue oder anknüpfende Gespräch ich jetzt mit ihm beginnen könnte. In der Zwischenzeit aber habe ich Keine Aktion hierzu und muss diese „Liste“ auch NICHT durchsehen.
Es kann hier aber sein, dass dieser ‚Auslöser‘ NIE zu einer Aufgabe wird. (Irgendwann verwandelt er sich also in Müll oder Referenzmaterial – wahrscheinlich.)
WARTEN und WIEDERVORLAGE sind also sehr verschieden und erfordern eine komplett verschiedene Behandlung. deswegen sollte man sie NICHT vermischen. Ich habe das selbst auch eine Weile nicht beachtet und kann, seitdem ich das trenne, deutlich fokussierter mit diesen beiden Kategorien arbeiten.

Was GTD Organisationen bringt

  • GTD ist eine kritische Fähigkeit für die Arbeit für ALLE
    • konkrete Arbeit muss jeder selbst definieren
    • Fähigkeit mit dem Unerwarteten umzugehen
    • Responsivität erhöhen: es wird schneller geantwortet
    • Mehr Fokus auf Resultate und Proaktivitiät (anstatt reaktiv szu sein)
  • GTD ist eine Metakompetenz
    • Raum zum Lernen
    • Fähigkeit zum Umsetzen (alles Gelernten, aller Initiativen)
    • befähigt zur Veränderung des eigenen Lebens
  • GTD sichert das gegenseitige Vertrauen
    • Es fällt nichts mehr „in die Ritzen“

GTD-Fallstudie: AirPlus International

Der britische Lizenznehmer von GTD it dem wir bei Next Action Partners, Berlin, eng zusammenarbeiten, hab bei einem seiner Kunden eine umfassende Studie durchgeführt und ermittelt, inwiefern GTD

  • die Produktivität erhöht
  • Stress reduziert
  • mehr Zeit für Freizeit, Familie und Partner entsteht

Und nun, die Zahlen:

Fazit:
72% der Mitarbeiter berichten, dass sie 15%+ produktiver sind (d.h. grob einen 3/4+ Tag / Woche gewinnen bzw über 3 Tage im Monat)

71% der MA berichten, dass sie weniger gestresst sind

67% können besser abschalten nach der Arbeit und

38% haben mehr Zeit für Partner und Familie



GTD für Entwickler und „Hacker“

GTD hat sich ja vor allem in der Wissensarbeit und in der Digitalszene durchgesetzt und verbreitet. Weil da naturgemäß noch mehr Mail ankommt als anderswo und sich Projekte noch scheller bewegen (müssen). Tipps wie:
– mach jeden Tag 5 wichtige Sachen
– lies 2* am Tag Mail
ernten in dieser Szene nur lauten Gelächter oder mitleidige Blicke.
Da ist das agile GTD deutlich besser geeignet.

Entsprechende Tipps für dieses Klientel sammelt (die innoffizielle Page…):

Quelle: gtdfh

Die Infos gibt es auch als kostenlose PDFs oder eBooks.