GTD und Evernote: Umsetzungsvarianten (v.a. Videos)

GTD kann man grundsätzlich mit nahezu allen ‚Listentools‘ umsetzen, die es so gibt, von Papier über Apps und Webservices wie Evernote, OneNote u.a.

Gestern baten mich zwei Kunden um Anleitungen dazu.

  1. Es gibt eine offizielle Anleitung von der David Allen Company zu Evernote, sie kostet 10 Dollar. Oder etwa 7 GB-Pfund. Als Hinweis soviel: Sie nutzt einen ‚Stapel‘ von Kontexlisten-Notizbüchern für Next Actions und je ein Notizbuch für Kategorien wie Someday, Waiting, Projekte. Da man 250 Notizbücher hat, sollte das hinhauen ,)
  2. Dieser (unter evenrnotisten wohl recht beliebte) Ansatz hier beruht auf Tagging und ‚Smart Searches‘, er funktioniert nur, wenn man verlässlich taggt.  aber es gibt wahrscheinlich eine Möglichkeit in Evernote Searches aufzusetzen, die ‚ungenügend getaggte Einträge‘ aufzeigen. (Ich habe so eine Suche in meinem RememberTheMilk). Er nutzt auch eine Zeitabschätzung, die man meiner Ansicht nach nicht zwingend braucht.Ein paar Dinge (Most Important Tasks etc.) sind nicht so ganz ‚by the book‘, aber mögliche individuelle Anpassungen.
  3. „The Secret Weapon“ /TSW)ist eine bekannte Anpassung von Evernote für GTD – hat aber keine Webseite mehr? Dies hier scheint aber einen Youtube-Playliste zu sein, die das System darstellt.  Sie ist eher wortreich – bietet aber nochmals eine Einführung in GTD. Generell sind wir bei GTD skeptisch, das Tagging immer verlässlich funktioniert, sobald da was ’schief‘ ist, sieht man ggf. etwas nie wieder… Dei Playliste enthält aber auch Überblicksvideos, die nicht in die Sequenz zu gehören scheinen, wie das hier, das einen üblichen Tagesablauf schildert. Die eigentliche Anleitung (incl Installation von Evernote) fängt wohl erst hier an). Ich hab noch nicht alles geschaut, aber einen der Basisregeln von GTD scheint mir verletzt, nämlich die Idee, dass Kontexte und Kategorien klare Grenzen haben. wenn etwas ‚da oder da‘ sein kann, dann… ist es nicht an der richtigen Stelle. (Also z.B. in ‚Laufende Projekte‘ UND in ‚Vertrieb‘.)
  4. Hier beschreibt jemand eher kurz das TSW-Setup
  5. Anpassung des TSW-Systems für die individuellen Bedürfnisse dieses Video-Machers.
  6. Video-Beschreibung, wie jemand die 5 GTD-Schritte mit Evernote umsetzt.
  7. Dies ist ein eher allgemeines Video zu GTD + TSW
  8. Und noch eine allgemeine Anleitung von jemand, der sich mit Evernote und Todoist beschäftigt. Ziemlich wortreich und ich verstehe nicht ganz, was das mit GTD zu tun haben sollte.
  9. Keine GTD-Anleitung aber eine Variante wie jemand Evernote benutzt.
  10. … gerne Kommentare unter den Blogeintrag, was noch zu ergänzen wäre.

Ich denke das Wesentliche ist, dass man GTD auf Evernote so anpasst, dass man es gut zum sammeln (falls man direkt hier sammeln will) benutzen kann und sicher stellt, dass z.B. das wechseln von Tasks zwischen Kontexten und v.a. Kategorien elegant und fehlerarm läuft und dass man sicher sein kann, dass alles auch richtig und ausreichend vollständig getagged ist.

Ein ganz banaler Erfolgsfaktor für GTD auf jeder beliebigen Plattform ist, dass man gerne mit dem betreffenden Werkzeug arbeitet.

Bildquelle: Unsplash





Getting Things Done für die Westentasche

 

Das Folgende passt ausgedruckt (unterhalb der *** und je nach Layout) locker auf eine A4-Seite. Es ist für GTD-Nutzer, die das Buch gelesen oder das Seminar absolviert haben gedacht als „Spickzettel“ für die Frage:

  • Wozu mach ich das?
  • Hab ich alles im Blick?
  • Was kommt dabei raus?

***

Erzeuge ein vollständiges und verlässliches System, das dir in jeder Situation hilft verlässliche Entscheidungen darüber zu treffen, was als nächstes zu tun ist.

 

Sammeln ( Collect)

Sammle vollständig und an so wenig stellen wie möglich. Leere diese Stellen (Inboxen, Eingangskörbe) regelmäßig.

 

Verarbeiten (Clarify, Klären)

Triff von vorne herein Entscheidungen, was das Gesammelte bedeutet. Ist etwas zu tun? Wann will ich dies wieder sehen/entscheiden? Kann ich bes in 2 Minuten tun? warte ich, dass jemand anders es tut? was ist der nächste Schritt und das erwünschte Ergebnis? was sieht jemand mich (wo?) tun, wenn ich als nächstes daran arbeite?

 

Organisieren (Organise)

Wann möchte ich wie an einen Termin (Kalender), nächsten Schritt (Next Actions), eine zu treffende Entscheidung (Wiedervorlage) oder eine Rückfrage (Waiting) erinnert werden? Wo hat das seinen Platz? Welche Listen brauche ich mindestens, damit sich Dinge nicht vermischen? (Im Seminar meine Geschichte von Tüte an der Tür und dem “verirrten Brief”.)

 

Durchsehen (Reflect)

Ich ‘putze’ und ‘füttere’ mein System regelmäßig, werde  mir klar, werde up to date und kreativ.

 

Erledigen (Engage)

Mir ist bewusst, dass jede Aufgabe auf vielen Horizonten betrachtbar ist (Aufgabe, Projekt, Verantwortungsbereich, Ziele, Vision, Regeln/Prinzipien/Sinn). Ich halte Arbeit planen, geplante und ungeplante Arbeit in der zu meinem Job passenden Balance und bin mir bewusst, dass was ich tun kann von Kontext (Ort, Person, Werkzeug), Zeit und Energie abhängig ist. Meine Kontextliste ermöglicht mir, fokussiert eine optimale Entscheidung zu treffen, was ich hier und jetzt am besten tun kann.

 

Mein produktives Erlebnis ist positiv und gibt mir Energie, die “Disziplin” überflüssig macht. Jetzt kann ich auch unabgelenkt entspannen.



Wie kann man seine Produktivität steigern?

Das ist natürlich schwer zu sagen, wenn man nicht weiß, was schon getan wird
Ich bin Anhänger (Und Trainer) der methode ‚Getting Things Done. also: das Buch lesen und umsetzen oder ein Seminar besuchen.
Jenseits von Methodiken:
– genug schlafen
– genug trinken
– Mittags nicht zu schwer essen (ggf low carb)
– Fitness