Ich habe zu viele “Nächste Schritte” @Computer, wie gewinne ich die Übersicht zurück?

Im System von “Getting Things Done” gibt es keine  Tagestodolisten – mit der Ausnahme von “Tasks, die ich nur heute tun kann, morgen ist es zu spät”. stattdessen kommen sogenannten Kontextlisten zum Einsatz, die mir für einen Aufenthaltsort (Büro, zu Hause, Baumarkt) oder für bestimmte Werkzeuge (Computer) auflisten, was ich hier und jetzt tun kann. Das dient dazu, besser im Fokus zu sein und damit massiv effizienter arbeiten zu können. Vor allem für Leute, die fast immer im Büro oder fast immer am Computer arbeiten, gibt es das Problem der “langen Listen”, die zumindest subjektiv die Flow-erfahrung beeinträchtigen, weil sie unübersihctlich werden. wie bekommen also oft Fragen wie diese gestellt:

“So wie mein Job ist habe ich die meisten “Nächsten Schritte” auf meiner Liste @Computer. Nun ist diese Liste unübersichtich lang geworden, so dass ich nicht das Gefühl habe, von dort effizient arbeiten zu können. Was tun?”

Werfen wir einen Blick auf die grundsätzliche Idee:

Kontexte bei GTD und GTD insgesamt sollen einen Raum schaffen, in dem wir unsere Aufgaben SCHON DURCHDACHT haben, BEVOR wir die Aufgaben abarbeiten. Nur so können wir bei der Arbeit in den ‘Flow’ kommen und stressarm, effizient und unabgelenkt arbeiten.

Viele schlagen in der obigen Situation Unterkontexte vor, die sich auf Zeitvorrat, aktuelle “Fitness” und anderes beziehen. Manche dieser Vorschlägen können nützlich sein, andere das Gegenteil von dem bewirken, worauf wir abzielen.

WENN wir überhaupt solche Unterkategorien erwägen, ist wichtig zu schauen:

Helfen sie uns, diesen oben erwähnten “Ich-habe-schon-entscheiden-und-muss-nur-noch-abarbeiten”-Raum zu gestalten?

Die einfache Frage ist:

Habe ich vor mir eine Liste mit Aufgaben,
– die ich so bald wie möglich tun will oder soll und
– die ich immer dann abarbeiten kann, wenn ich am Computer sitze?

(Und zwar egal, ob ich im Büro dabei bin oder ob mein Rechner grade offline ist..)

Welche Unterlisten man nun anlegt, hängt von verschiedenen Bedingungen ab:

– @Computer-Offline: Gibt es Offline-Aufgaben am Rechner überhaupt?

– @Computer-Büro: Arbeite ich @Computer überhaupt außerhalb meines Büros?

– usw.

Hauptpunkt bei all dem ist aber die oben gestellte Frage: Nur wenn die nicht mit “Ja” beantwortet wird, brauche ich Unterlisten.

Ansonsten lohnt es immer, eine andere “Betrachtungshöhe” einzunehmen:

– Werfen Sie einen Blick auf die “erwünschten Ergebnisse” auf der Projektliste und überlegen Sie, ob Sie aktuell Energie und Zeit für all jene haben. Sortieren Sie Projekte auf eine “Irgendwann vielleicht”-Liste aus. Ihre Aktionsliste wird nun kürzer.

– Betrachten Sie Ihre Verantwortungsbereiche, können Sie all jenen Rollen zur Zeit gerecht werden? Besprechen Sie mit Ihrem Chef, Partner oder Coach, wie sie Ihre Verantwortungsbereiche besser gestalten könnten. Die dazugehörigen Projekte und aufgaben werden dann eventuell delegiert. Ihre Liste wird kürzer.

– Welche Ziele sind aktuell relevant? Welche Projekte gehörten zu den irrelevanteren Zielen und können auf auf die Irgendwann-Liste?

– Welche Visionen? Welche Ihrer langfristigen Ziele können sie bei ihrer derzeitigen Arbeitskapazität wirklich im Blick behalten? Welche Ziele und Projekte erübrigen sich nun?

– Können Grundsätze (principles) helfen, Elemente anderer Ebenen neu zu gewichten?

Entscheiden Sie also immer auch, was daraus für die anderen Betrachtungsebenen folgt.

Manche Aufgaben und Projekte werden dann wie beschrieben in die “Irgendwann”-Kategorie wandern, andere erledigen sich vielleicht komplett, manche werden delegiert, andere umfomuliert.

Kurz gesagt:

Wenn Ihre (Kontext-)Liste nicht länger ein Ort ist, an und in dem Sie gut arbeiten können, ist es sinnvoll, nicht nur über Unterkontexte nachzudenken.

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